Cómo organizar una americana o pozo de pádel en tu club
La guía completa del proceso, de la convocatoria al reparto de premios, escrita desde el lado del club. Con los ocho pasos, los errores que se repiten en todos los clubes y qué parte puedes dejar de hacer a mano.
Antes de empezar: las tres decisiones de negocio
Casi todas las guías empiezan por el cuadro. El cuadro es lo último. Lo primero son tres decisiones que condicionan si el mixin te sale rentable o te lo comes con patatas:
- Qué franja bloqueas. Un mixin de jueves a las 19:30 ocupa cuatro pistas en tu hora más cara. Si esa franja se vende sola, estás perdiendo dinero. El mixin brilla en las horas que no se venden solas.
- Cuánto cobras y qué incluye. Precio cerrado por jugador (pista + bola + premio) y decidido antes de convocar. Cambiar el precio a mitad de temporada cuesta la mitad de los inscritos.
- Quién es el organizador. Alguien tiene que responder los mensajes. Si es el recepcionista, cuenta sus horas; si es un socio voluntario, cuenta que un día se cansará y el mixin morirá con él.
Los ocho pasos, en orden
Fija el formato y el tamaño
Americana con cuadro cerrado si quieres publicarlo antes; pozo si el nivel del grupo es muy dispar. Decide el número máximo de plazas según las pistas que bloqueas: cuatro jugadores por pista. Los cuadros por número de jugadores te dan la equivalencia exacta.
Abre la inscripción, no el chat
Aquí es donde se rompe todo. Una lista pegada en un grupo de WhatsApp no tiene cupo, no tiene orden y no tiene lista de espera: tiene la última versión que alguien copió bien. Abre una inscripción online con cupo real y manda un enlace, no una lista.
Cobra al apuntarse
El que paga al apuntarse, viene. El que dice «te lo doy allí», falla. Cobrar por adelantado reduce las bajas de última hora más que cualquier norma que escribas, y te quita el trabajo de perseguir treinta y seis Bizums.
Deja que la lista de espera funcione sola
Cierra la lista con cupo y deja las reservas abiertas. Cuando alguien se da de baja, el primero de la espera entra automáticamente y recibe el aviso. Nadie tiene que estar mirando el móvil el domingo por la noche.
Cierra la lista y genera el cuadro
Con la lista definitiva, no con la de hace tres días. El generador de cuadros te da rondas, parejas, cruces y pista en un segundo, y puedes regenerarlo si se cae alguien en el último momento.
Publica el cuadro antes de que lleguen
Manda el cuadro al grupo la noche antes. La gente llega sabiendo su pista y su primera pareja, y te ahorras quince minutos de gente parada en la recepción preguntando.
Controla el reloj, no los resultados
Un aviso sonoro cada 15 minutos y todo el mundo cambia. Los resultados los apunta cada pista en su hoja o en el móvil; el organizador solo los recoge. Si el organizador tiene que ir pista por pista, el evento se alarga media hora.
Clasificación y premios en el mismo sitio
Suma de juegos por jugador, publicada antes de que la gente se vaya a la ducha. Si haces sorteo de premios, sortéalo por persona inscrita: premia venir, no ganar, y así el que juega peor también vuelve.
Los cinco errores que se repiten en todos los clubes
La lista en el chat
Dos personas editan a la vez, la segunda pisa a la primera y alguien aparece el día del evento convencido de que estaba apuntado. No hay forma de arreglarlo con normas: hay que sacar la lista del chat.
Cobrar el día del evento
Convierte al organizador en cobrador, alarga la recepción y garantiza que dos o tres se vayan sin pagar. Cobrar al apuntarse cuesta lo mismo y elimina el problema entero.
Reservas sin orden
Si nadie sabe quién es el siguiente, la plaza libre se la lleva el que estaba mirando el móvil. Los otros cuatro se enteran y dejan de apuntarse a reservas.
Cuadro cerrado demasiado pronto
Se genera el martes, se cae uno el jueves y hay que rehacerlo a mano cinco minutos antes de empezar. El cuadro se genera con la lista final, no antes.
Cambiar las reglas a mitad de temporada
El sistema de puntuación, el precio y el criterio de desempate se deciden el primer día y no se tocan. Cambiarlos a mitad de temporada es la vía rápida a un grupo de WhatsApp en llamas.
Depender de una sola persona
Si todo vive en la cabeza y en el Excel de un socio voluntario, el mixin se acaba el día que ese socio se cansa. El proceso tiene que poder pasar a otra persona en diez minutos.
De ocho pasos a dos
Con una herramienta de gestión, seis de los ocho pasos dejan de ser trabajo de nadie.
| Paso | A mano | Con Mixines |
|---|---|---|
| Abrir la inscripción | Pegar una lista en el grupo | Publicar el evento una vez |
| Controlar el cupo | Contar nombres a mano | Automático |
| Cobrar | 36 Bizums y una libreta | Al apuntarse, en tu TPV |
| Lista de espera | Avisar por privado | Sube sola y avisa |
| Generar el cuadro | Excel heredado | Un botón, con la lista final |
| Publicar el cuadro | Captura de pantalla | Mensaje listo para el grupo |
| Decidir cruces y pistas | El organizador | El organizador |
| Entregar premios | El organizador | El organizador |
Preguntas de organizador
¿Cuánto se debe cobrar por un mixin?
Lo habitual en España es entre 6 y 12 € por jugador, según si incluye bolas, bebida y premio. El cálculo sano: coste de las pistas bloqueadas dividido entre las plazas, más el material, más un margen. Si te sale por debajo de tu tarifa de pista, estás subvencionando el evento.
¿Cuánta antelación hay que dar para convocar?
Entre 7 y 10 días para un mixin semanal. Menos y no llenas; más y la gente se apunta y luego se olvida. Si cobras al apuntarse, puedes abrir con menos antelación porque las bajas caen en picado.
¿Qué hago con las bajas de última hora?
Ten una norma escrita desde el primer día (por ejemplo: baja con más de 24 h, se devuelve; con menos, solo si entra alguien de la lista de espera) y aplícala siempre igual. Lo que hace daño no es la norma, es aplicarla a unos sí y a otros no.
¿Necesito un software o me apaño con una hoja de cálculo?
Si haces un mixin al mes y tienes un voluntario con tiempo, te apañas. Si haces uno o más por semana, cobras por adelantado y quieres que el evento sobreviva a la persona que lo lleva, la hoja de cálculo se queda corta el segundo mes.
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